Conversión de Spool a formato PDF

Muchas empresas necesitan, por razones diversas, descargar y almacenar spool de AS/400 en formato PC, para su posterior análisis, archivo, impresión selectiva, etc. Tanto si se trata de listados breves y ocasionales, como también de listados voluminosos y regulares, en muchas instalaciones se busca limpiar regularmente las colas de salida y poner esa información en discos ópticos, en servidores de redes, o simplemente en discos locales de las estaciones de trabajo para su almacenamiento histórico, o para que el usuario continúe desde allí su explotación.

El formato de listados PDF (Portable Document Format) instituido por Adobe Systems a partir del producto Adobe Acrobat, se ha convertido en un estándar de facto  para almacenar y manipular listados en ambientes Windows, y es una elección bastante acertada, sencilla y económica para esta tarea.

El formato PDF permite almacenar los listados con todas sus características de presentación final (fonts, layout, etc.) y gráficos, si los hubiera. Los listados almacenados en formato PDF pueden luego abrirse con el Adobe Acrobat Reader, un software de distribución libre y gratuita que puede conseguirse fácilmente en Internet (disponible en htttp://www.adobe.com). El Acrobat Reader permite visualizar, navegar por el documento, buscar contenidos e imprimir global y selectivamente, todo desde un contexto amigable para cualquier usuario. Asimismo, el formato PDF está hoy muy difundido como estándar en Internet, y se utiliza para publicar listados y documentos en Web Pages. De hecho, los archivos PDF pueden ser también visualizados desde casi cualquier Browser (Netscape, Internet Explorer).

Por último, para quien dispone de la versión full de Adobe Acrobat, puede además agregar anotaciones al listado, someterlo a OCR, agregar controles dinámicos, links, etc. La versión completa de Adobe Acrobat incluye el módulo PDF Writer que permite generar archivos con este formato.

Requisitos para generar archivos PDF desde spool de AS/400

Convertir spool de AS/400 en formato PDF es bastante sencillo si se dispone de los siguientes elementos:

• Cualquier software de emulación 5250 que permita emular una impresora: Client Access/400, Reflection, Rumba, etc.
• Instalar en la misma PC donde corre la emulación de impresora, el módulo PDF Writer que forma parte de la versión completa de Adobe Acrobat. (La versión completa no es gratuita como el Reader pero tiene un costo sumamente accesible).

La conversión de spool AS/400 a formato PDF se logra con la combinación de las aptitudes de estos dos productos, sumado al manejo de drivers de impresora que posee Windows.

Por un lado, la emulación de impresora permite, una vez arrancado el transcriptor para la impresora emulada, redireccionar la corriente de datos del spool a una estación de trabajo Windows, con las conversiones pertinentes.

Una vez en la PC y bajo el control del software emulador de impresora, éste delegará en los servicios de impresión de Windows el armado de la corriente de datos según el driver de impresora configurado, y la impresión propiamente dicha.

El PDF Writer de Adobe se instala, justamente, como un driver de impresora más. Si en el momento de imprimir con cualquier software bajo Windows se configura la impresora como AcrobatPDFWriter, se generará un listado en disco con formato PDF.

El siguiente gráfico muestra el recorrido del archivo de spool desde su generación hasta su conversión en un archivo con extensión PDF:

Pasos de Configuración y Operación

1. Instalar (por única vez) el software de Adobe en su versión completa, en la estación de trabajo donde correrá la emulación de impresora. Si elige la instalación personalizada, debe asegurarse de instalar el módulo PDF Writer. Cuando éste está correctamente instalado, aparecerá una impresora más al elegir Panel de Control  Impresoras, junto a la/s que ya tuviera configurada/s para esa estación de trabajo.

2. Configurar e iniciar una emulación de impresora desde el producto que utiliza habitualmente (CA/400, Reflection, RUMBA, etc).

3. A través de las opciones de seteo de impresora del emulador (usualmente File →  Printer Setup), seleccionar Acrobat PDFWriter como el tipo de impresora.

4. Liberar/generar los listados correspondientes de AS/400 direccionando la salida al transcriptor de la impresora emulada. En el momento en que un listado pasa a la PC, el emulador de impresora deriva en Windows la generación e “impresión” según la impresora configurada. La salida es interceptada entonces por Acrobat PDFWriter.

5. El PDF Writer solicita el nombre del archivo de tipo PDF que debe generar. Esta pantalla aparecerá cada vez que Acrobat PDFWriter reciba un archivo de spool del AS/400:

Una vez completados estos pasos, los archivos de spool quedan almacenados en el directorio previamente seleccionado.

Para tener en cuenta...

• La mayoría de los emuladores de impresora ofrecen la alternativa de imprimir sobre un archivo, esto es, grabar una archivo en la PC con formato texto (.PRN) en lugar de enviar el listado a impresora. Esta facilidad es conceptualmente bien distinta a lo aquí expuesto, y es además excluyente, puesto que para indicar PDF Writer como driver de impresora NO podrá direccionar la salida a un archivo .PRN. (El PDF Writer termina generando un archivo igual porque intercepta la salida impresa en el momento de su generación, pero esta realidad es ajena al emulador que ya no controla el listado). La generación de archivos PRN es una alternativa también para volcar listados a formato PC y almacenarlos, pero no permite una posterior explotación analítica de los listados, y pierde además por el camino la mayoría de los atributos de impresión. Tiene la ventaja de ofrecer mecanismos, según cada emulador, para designar y grabar automáticamente los archivos cada vez que el transcriptor direcciona un listado a la PC, sin necesidad de indicar un nombre para cada uno.
• No existe una forma automática de asignación de nombres para el PDF Writer, por lo tanto, para cada archivo de spool que se desee convertir, deberá indicarse un nuevo nombre.
• Es probable que, cuando ésto esté funcionando, deba ensayar un poco las alternativas de formato de página (tamaño de formulario, orientación, líneas por página, etc.) que ofrece su emulador de impresora. Con Reflection, por ejemplo, la experiencia parece indicar, que se obtienen mejores resultados especificando en los atributos de página Override Host Page Format. (Esto hace que el emulador reformatee la página según los atributos del listado, prescindiendo de lo que indique el AS/400). De todos modos, recomendamos probar qué resulta mejor según las características de los listados.

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